Mein E-Mail-Workflow mit dem Mac und dem iPhone

Mail.app und iCal-Integration

Während ich am Anfang meiner MacOS-Zeit noch aus alter Gewohnheit Thunderbird benutzte, hat mich vor einiger Zeit die Geschwindigkeit und die funktionale wie auch optische Integration in das Betriebssystem zu einem Wechsel zur Mail.app bewogen.

Ein Problem brachte dieser allerdings mit sich: es gibt in der Mailapplikation des iPhones keine andere Möglichkeit eine E-Mail für spätere Aktionen zu markieren, als diese wieder auf ungelesen zu setzen. Wenn ich also mit einer bestimmten E-Mail später noch etwas vorhabe, sei es weil ich dazu noch weitere Informationen benötige, die ich auf dem iPhone nicht verfügbar habe, oder die Beantwortung über das iPhone zu anstrengend ist oder schlicht nicht zeitnah erfolgen muss.

Alle ungelesenen (und daher noch zu erledigenden) E-Mails über intelligente Postfächer anzeigen

Nutzer der Mail.app unter MacOS werden nun (mitunter leidlich) erfahren haben, dass dort der Gelesen/Ungelesen-Status ein äußerst fragiler Zustand ist, da eine E-Mail bei der Anzeige automatisch auf gelesen gesetzt wird. Gerne ist auch eine E-Mail beim Programmstart von Mail.app vorselektiert und wird dann konsequent auf gelesen gesetzt. Es mag ja Einsatzzwecke geben, wo ein solches Verhalten nützlich und wünschenswert ist, für meinen an das iPhone gekoppelten Workflow jedenfalls ist es tödlich, da dadurch E-Mails, die noch eine Reaktion von mir erwarten, potenziell durch mein Aufmerksamkeitsraster  fallen (siehe intelligentes Postfach rechts).

Mail.app lässt leider auf dieses Verhalten keine Einflussmöglichkeiten. Abhilfe bietet das OpenSource-Plugin TruePreview, das nichts anderes macht, als dass man darüber einstellen kann, ob und wann eine E-Mail als gelesen markiert wird. Das klingt jetzt wenig spektakulär, für meinen persönlichen Workflow ist das jedoch ein wirklich entscheidendes Hilfsmittel.

Das Einstellungsfenster von TruePreview

Globale bzw. programmspezifische Tastaturkürzel

Tastaturkürzel unter MacOS einrichten

Fast schon zu schade für eine Randnotiz ist die Möglichkeit unter MacOS für jeden Menübefehl eigene Tastaturkürzel zu definieren.

Hierzu ruft man unter den Systemeinstellungen den Punkt Tastatur auf und kann dort die gewünschten Kürzel anlegen. So habe ich mir die beiden Funktionen, die E-Mails als gelesen bzw. ungelesen markieren, auf denselben Shortcut gelegt, sodass ich nun für eine oder mehrere E-Mails durch Aufruf dieses Shortcuts den Status (in beide Richtungen) ändern kann. Toll.